Meine Leistungen
Anbieterneutrale Lösungsauswahl
Die passende ECM- oder DMS-Lösung – ausgewählt nach Ihren Anforderungen, nicht nach Herstellerinteressen
Ausgangslage:
Der Markt für ECM-, DMS- und Archivlösungen ist groß und unübersichtlich. Jeder Anbieter verspricht, alles zu können. Eine Fehlentscheidung bindet Sie oft für viele Jahre – und ist teuer. Ich sorge dafür, dass Ihre Entscheidung auf klaren Anforderungen und einem fairen Vergleich beruht.
So gehe ich vor
- Ist-Aufnahme und Anforderungen: In Workshops mit den Fachbereichen, IT, Datenschutz und Informationssicherheit erfassen wir Prozesse, Dokumentarten, Schnittstellen sowie rechtliche Vorgaben.
- Fachkonzept: Ich verdichte die Anforderungen zu einem Fachkonzept mit priorisierten Muss- und Kann-Kriterien.
- Marktsichtung: Aus dem Markt ermitteln wir eine Longlist geeigneter Anbieter und schränken sie auf eine Shortlist ein.
- Ausschreibung: Ich erstelle die Ausschreibungsunterlagen mit Bewertungsmatrix und begleite das Verfahren
- Präsentationen und Teststellung: Die Anbieter zeigen ihre Lösung anhand Ihrer eigenen Szenarien (Challenge Days), nicht anhand ihrer Standard-Demo.
- Entscheidungsvorlage: Sie erhalten eine nachvollziehbare Bewertung und eine Empfehlung, die ich auf Wunsch vor Ihrer Geschäftsführung oder Ihrem Vorstand präsentiere.
Ihr Ergebnis
- Eine belastbare, dokumentierte Auswahlentscheidung, die auch einer späteren Revision standhält.
Aus der Praxis
- Definition und Begleitung des Anbieterauswahlprozesses für ein neues DMS bei einer Krankenversicherung
- Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Knowledge-Management-Systems für einen Versicherungskonzern
- Evaluierung einer neuen IIM-Plattform für ein Softwarehaus.
Records Management und Compliance
Aufbewahren, archivieren, löschen – nach klaren Regeln und rechtssicher
Ausgangslage:
Handelsrecht und Steuerrecht verlangen eine lange Aufbewahrung, die DSGVO verlangt eine rechtzeitige Löschung. Dazu kommen Branchenvorgaben, Prüfungen sowie hybride Bestände aus Papier- und elektronischen Akten. Ohne verbindliche Regeln entscheidet jeder Mitarbeiter selbst – und genau das wird in Prüfungen zum unternehmerischen Risiko.
Was ich für Sie erarbeite
- Records-Management-Policy: verbindliche Grundsätze für den Umgang mit Unterlagen – für Papier, elektronische und hybride Akten, auf Wunsch auch international.
- Archivierungsrichtlinie und Aktenplan: Was wird wo, wie lange und in welcher Form aufbewahrt?
- Aufbewahrungs- und Löschkonzept: Fristen je Dokumentart, abgestimmt auf das Handels- und Steuerrecht sowie die DSGVO.
- Verfahrensdokumentation nach GoBD: die nachvollziehbare Beschreibung Ihrer steuerrelevanten Prozesse und Systeme.
- DSGVO-Umsetzung im Informationsmanagement: Betroffenenrechte, Datenminimierung und Zugriffsprotokolle technisch umsetzbar machen.
- Masterplan zur Umsetzung: welche Maßnahmen in welcher Reihenfolge, mit welchen Verantwortlichen.
Ihr Ergebnis
Klare, gelebte Regeln für Ihre Unterlagen, die Prüfern und Aufsichtsbehörden standhalten.
Aus der Praxis
- Weltweit gültiges Records-Management-Konzept für eine staatliche Organisation unter Berücksichtigung nationaler und kultureller Unterschiede
- hybride Records-Management-Policy für eine ausländische Zentralbank
- Archivierungsrichtlinie und Masterplan für eine Transaktionsbank
- Records-Management-Konzept und Policy für eine Universität in Österreich.
Informationsmanagement-Strategie
Aus Informationen einen Wert machen – mit einer klaren Strategie
Ausgangslage:
In vielen Organisationen sind Informationen über Fachanwendungen, Laufwerke, E-Mail-Postfächer und Kollaborationsplattformen verstreut. Neue Werkzeuge kommen schneller hinzu, als Regeln für sie entstehen. Eine Informationsmanagement-Strategie schafft Ordnung und legt fest, wohin die Reise geht.
Was ich für Sie erarbeite
- Digitale Transformationsstrategie: Welche Prozesse werden digitalisiert, in welcher Reihenfolge und mit welchem Nutzen?
- Wert von Informationen: Ich unterstütze Sie dabei, den Wert Ihrer Informationsbestände zu ermitteln – als Grundlage für Investitions- und Prioritätsentscheidungen.
- Informationsmanagement-Strategie: Zielbild, Grundsätze, Verantwortlichkeiten und Systemlandschaft für den gesamten Lebenszyklus Ihrer Informationen.
- Kollaboration und Compliance: Wie lassen sich moderne Kollaborationswerkzeuge nutzen, ohne Aufbewahrungs- und Datenschutzpflichten zu verletzen?
- Intelligente Erfassung: Potenziale von KI-gestütztem Inputmanagement und Prozessautomatisierung (BPM) bewerten.
Ihr Ergebnis
- Eine Strategie mit Zielbild und Roadmap, die von der Geschäftsführung, den Fachbereichen und der IT gemeinsam getragen wird.
Aus der Praxis
- Strategiebetrachtung „Kollaborations-Tools vs. Compliance-Anforderungen“ für eine staatliche Organisation
- Pilotierung einer intelligenten Inputmanagement-Lösung auf Basis neuronaler Netze für einen Versicherungskonzern
- Potenzialanalyse zur Einführung einer BPM-Lösung für eine ausländische Zentralbank
- Beratung zur Etablierung einer IIM-Strategie für ein Softwarehaus.
Einführungsbegleitung
Damit die neue Lösung nicht nur läuft, sondern genutzt wird
Ausgangslage:
Die meisten ECM- und DMS-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der Organisation, der Akzeptanz und der mangelnden Steuerung. Neue Ablagestrukturen verändern gewohnte Arbeitsweisen – das braucht Führung, Kommunikation und Begleitung.
Wie ich Sie unterstütze
- Projekt- und Change-Management: Ich steuere Ihr Organisations- oder Einführungsprojekt oder unterstütze Ihre Projektleitung – von der Planung bis zur Migration der Altbestände.
- Coaching für Projektleiter und Führungskräfte: Ich begleite die Verantwortlichen persönlich bei der Einführung und stärke sie für schwierige Entscheidungen und Gespräche.
- Workshops und Moderation: Ich bereite Workshops vor, moderiere sie und bringe unterschiedliche Interessen zu tragfähigen Ergebnissen.
- Ergebnispräsentationen: Ich bereite Ergebnisse entscheidungsreif auf und präsentiere sie vor Gremien auf allen Ebenen.
Ihr Ergebnis
- Ein erfolgreich eingeführtes System, das Ihre Mitarbeitenden akzeptieren und nutzen.
Aus der Praxis
- Projektmanagement und Coaching bei der DMS-Einführung und Altsystem-Migration einer Krankenversicherung
- Projektmanagement und Coaching bei der Einführung einer neuen ECM-Lösung für einen internationalen Körperpflegehersteller
- Unterstützung bei der Einführung eines Audit-Management-Systems für eine staatliche Organisation.
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